Что такое ECM?

Современные компании перешли на полную компьютеризацию и уже никого не удивляет тот факт, что 100% документов создаётся в электронном формате. Однако и сейчас большая их часть печатается на бумажных носителях. Причиной этому является нужда согласования, подписи. Представьте какое удобство настанет с момента внедрения электронной системы документооборота. Такое решение безусловно должно приниматься руководителем.

Но как показывает практика коренные изменения в устоявшемся бизнес режиме происходят только после возникновения нескольких сигналов. Руководство и ведущие специалисты приходят к выводу, что для решения многих проблем связанных с бумажными документами компании потребуется использование специальной системы для управления документами. ЕСМ система позволяет контролировать и управлять информацией на всех этапах её жизнедеятельности.

Для понимания и осознанного выбора в сторону электронного документооборота необходимо понимать её внутреннее устройство. Какие этапы проходит информация? Как она согласуется на разных уровнях? Какие процедуры можно с ней делать? И ряд других не менее важных вопросов.

Что такое корпоративный контент

К корпоративному контенту относится офисная и финансовая документация организации, в том числе счета-фактуры, соглашения и договоры, отчеты и пр. Корпоративный контент может быть представлен в виде бумажного или электронного файла, возможно, это таблица с данными. Для управления документацией предназначены программы СЭД, CRM или ERP.

Под определение подпадает и информация, которой обмениваются друг с другом специалисты предприятия посредством виртуальных чатов, форумов. Этот контент относится к записям и управляется при помощи RM.

Электронные письма создаются и распространяются при помощи системы EAM.

Страница компании в сети Интернет — это тоже корпоративный контент, но управляемый при помощи WCM.

Есть решение и для управления знаниями — это KM.

Нельзя упускать из виду медиаинформацию, представленную в виде фото, рекламных сообщений, видео и пр. Такой контент подвластен системе DAM.

Существуют также базы данных. Контент в них может храниться в структурированном или неструктурированном виде.

Что такое электронный документ, СЭД, ECM

Электронный документ – это набор информации, который может включать в себя звуковые файлы, изображения, текст и сохраненный на компьютере. Примером электронного документа является договор в pdf или word формате. Такой документ сопровождается описанными атрибутами – датой создания, названием, автором. По поиску очень легко найти нужный документ.

Система электронного документооборота (СЭД) – программный продукт, позволяющий организовать работу с документами (создание, редактирование, поиск), а также обеспечить их взаимодействие с персоналом компании (передачу, доработку, выдачу изменений и т.д.).

ЕСМ – система, позволяющая управлять информацией внутри компании. Данное определение на много шире, чем СЭД. ЕСМ-система подразумевает под собой целый набор методологий и технологий, принимающихся для сбора, актуализации, управления, доставки и согласования информации всем сотрудникам внутри компании. Для преобразования СЭД в ЕСМ необходимо наличие у первой возможности хранения, сканирования, гарантии сохранности документов, правильное их хранение и ряд других особенностей.

Функции ЕСМ

В отличие от СЭД, где в качестве управляемых данных выступают организационно-распорядительные документы и бизнес-процессы, ECM системы имеют более гибкий функционал и позволяют работать как со структурированным, так и с неструктурированным контентом. Среди основных функций, которыми должна обладать ECM система, можно выделить:

• Электронный документооборот (СЭД);
• Управление записями (RM) и файлами. Категоризация и упорядочение;
• Управление знаниями (knowledge management). Хранение и предоставление доступа к релевантной для предприятия информации;
• Управление потоками работ (Workflow), автоматизация бизнес-процессов (BPM);
• Управление web-контентом (WCM);

В различных ECM системах, вдобавок к вышеописанному функционалу, реализованы дополнительные модули управления данными. Например, в системе «Ведок» реализован контроль сделок, организовано управление заданиями и поручениями.

Нужна ли Вам ECM-система

Понять нужна ли вашей компании ЕСМ-система очень просто, достаточно ответить на следующие вопросы. Если ответ был положительным хотя бы 3 раза, тогда внедрение ЕСМ определенно для вас.

1. Разговаривая с деловым партнёром, вы сразу же находите тот документ, в котором появилась необходимость?
2. Отдавая задания своим сотрудникам, вы можете контролировать их текущее состояние?
3. Поддерживаете ли то, что быстрая скорость согласования документов даст положительный эффект на репутацию вашей компании?
4. Завален ли у вас стол бумажными документами?
5. Можете ли вы контролировать работу каждого сотрудника и видеть весь этап?

Если, ответив на 3 вопроса, вы получили утвердительный ответ, то не сомневайтесь внедрение электронного документооборота существенно вам поможет. Теперь рассмотрим преимущества такой системы:

• Прозрачность – бизнес-процессы в компании становятся прозрачными и руководству очень просто отслеживать текущее состояние дел в компании.
• Повышение дисциплины внутри компании – статистика говорит о том, что такая система повышает дисциплину и сроки выполнения поставленных задач на 30% и более.
• Сокращение временных рамок – если раньше согласование документов занимало 1-2 дня, то теперь всё это можно выполнить в несколько часов.
• Разграничение прав пользователей – конфиденциальность информации гарантирована за счет ограничения доступа к важным документам рядовых сотрудников.
• Легкость внедрения – благодаря большому опыту работы с ЕСМ, внедрение в вашей компании проходит безболезненно и в кратчайшие сроки.
• Развитие корпоративной культуры – процесс внедрения оказывает важное влияние на культуру внутри компании. Ответственность каждого сотрудника за свой фронт работы повышается.

Развитие рынка ЕСМ: что прогнозирует Gartner

Инструментарий для управления ECM обновляется регулярно, появляются облачные технологии, новые запросы предприятий. Основные компании-разработчики продуктов ECM сливаются и сокращаются. В результате все это отражается на развитии рынка ECM-технологий. Согласно опубликованному отчету компании Gartner за 2010 г., есть четыре основных пути дальнейшего использования ЕСМ.

• ECM транзакционный. В него входят оцифровка документации и управление ее образами, контроль рабочих потоков, соответствия оформляемых писем, отчетов и пр. требованиям нормативных подзаконных актов, архивирование контента и т. д. подобные процессы длительные по времени и стабильные. Информация может иметь разную форму. Ее нужно масштабировать, управлять ее жизненным циклом. Производителями программных продуктов в данном направлении являются компании EMC, Open Text, а также IBM.
• ECM социальный. Он предполагает автоматизацию труда с носителями информатизации, затрагивает библиотечное дело. Также к этому направлению относится создание возможности работать над документами или с ними совместно, отслеживать выполнение поручений, контролировать копии, вести блоги, видеоканалы, виртуальный словарь. Социальное направление востребовано при подборе сотрудников, повышении их квалификации, при работе над проектами. Производителями подобных программных продуктов являются Alfresco, Microsoft. К ним же можно причислить Open Text.
• Программы ECM, призванные оптимизировать виртуальные линии передачи информации. Это направление включает различные технологии, применяемые для доведения информации посредством Интернета. Среди таких систем следует отметить WCM, DAM, системы интернет-­аналитики, управления мультимедиа и пр. Основные разработчики — Autonomy и Adobe.
• Система ECM может выступать и в качестве инфраструктурного проекта. Подобные технологии разрабатывают и внедряют IBM, Oracle, Microsoft. Программа встраивается в решения по управлению информацией, в целые платформы, которые поддерживают одновременно несколько приложений, управляющих данными. Так, при внедрении Microsoft SharePoint появляется возможность управлять данными. Результат — имеющиеся программы теряют свою актуальность.

Gartner считает, что в последующие два года система ECM будет активно развиваться по ряду направлений.

• Будет совершенствоваться и дорабатываться система, позволяющая эффективно управлять накопленными данными, то есть будет развиваться такая система, как legacy information management. Это связано с тем, что за годы деятельности предприятия накапливают терабайты электронной информации, в том числе архивированные файлы, переписку, видео, аудиоконтент. Один и тот же файл может иметь несколько копий, тем более в крупных предприятиях с дочерними компаниями и филиалами. Получается, что информация хранится в разрозненных источниках. Задача системы — управлять имеющимся контентом эффективно, структурировать его, чтобы можно было оперативно найти и использовать в работе. Gartner спрогнозировал, что в 2013 г. будут доминировать интегрированные решения, предназначенные для архивирования информации.
• Будет сделан существенный рывок в сфере поиска информации и ее обработки и анализа, то есть развитие получит система search and content analytics. Если будет развиваться система оперативного поиска и качественного анализа имеющейся информационной базы, это позволит в скором будущем в автоматическом режиме категоризировать контент. Кроме этого, уменьшится объем устаревшей и повторяющейся информации. Система позволит поддерживать перемещение информации с одного сервера на другой.
• Будут развиваться системы, благодаря которым упростится порядок использования доказательной базы в судебных органах, а также при разрешении спора в досудебном порядке. Подобные системы относятся к electronic discovery.
• Актуально внедрять облачные технологии для транспортировки сервисов ECM. Как вариант можно продвигать решения, в которых используется открытая исходная кодировка. Подобные сервисы будут пользоваться все большим спросом.
• Будут шире распространяться облачные вычисления. Они предложат рынку ECM более доступные системы. К крупнейшим провайдерам в этой области относятся компании Microsoft, Google, IBM.

Объем рынка ECM. Основные игроки

Согласно опубликованной информации Gartner, по итогам 2009 г. в развитие рынка приложений ECM было вложено свыше 3,5 млрд долл. США. Ежегодно этот рынок растет на 10%. Такая тенденция сохранится до 2014 г. Тогда объем средств в этом сегменте достигнет 5,7 млрд долл. США.

Отмечается, что в мировом масштабе доля управления информацией в Интернете равнялась в 2008–2010 гг. 15%. В то же время данный показатель достигает 30% в EMEA.

Примечательно, что Gartner составил схему, в которой представлены ведущие предприятия на рынке ECM.

Возврат к списку

Лучшие практики организации бизнес-процессов в ECM-системе

Для прогрессивных компаний, ориентированных на работу с СЭД или же ЕСМ появляется прекрасная возможность упростить всё делопроизводство и сконцентрироваться только на важных бизнес-процессах. Рассматривая вышесказанное, хочется особо отметить, что секретарь в такой ситуации регистрирует только поступающие и исходящие документы. А внутренних документов эти этапы не касаются. Это вовсе не говорит о том, что никто ничего не делает и компания стоит на месте. В рамках задач и заданий можно отслеживать каждое выполнения и текущее состояние. ЕСМ-система становится важнейшей составляющей в работе компании, так как позволяет сделать всю работу фирмы более эффективной.

Как подружить ERP и ECM системы

Стратегия управления компанией, берущая за основу необходимость оптимизации ресурсов называется – ERP системой. Несмотря на то, что ЕСМ работает с информацией, как и ERP их различия в характере работы огромны. Основу данных ERP составляет информация с жесткой структурой. В то время как ECM информация не структурирована и может меняться как угодно в зависимости от необходимости. ЕСМ система не видит разницы в формате документа, будь это текстовый документ, эксель таблица, изображение, чертеж или видео. Она одинаково хорошо может обрабатывать и работать с такими документами, назначать права на их просмотр и редактирование, производить поиск и многое другое. Интеграция обоих этих систем вполне ожидаемый шаг, который напрашивается сам собой.

Внедрение ECM-системы

Эффект от внедрения

Оценить эффективность внедрения ЕСМ системы не так сложно, как кажется. Технически данный процесс ничем не отличается от оценки эффекта от любого IT проекта. Иногда организации занимаются внедрением различных методологий, не задумываясь об получаемом эффекте. Такое возможно только лишь в ситуации, когда принимаемые решения очевидны. К примеру, покупка калькулятора или компьютера для бухгалтера. Поэтому подсчет эффекта необходим, но зачастую стоимость такой операции практически равна самим затратам на внедрение.

ЕСМ и систему электронного документооборота сложно отнести к системам, эффект от которых легко подсчитать. Существующие способы оценки не совсем подходят, так как не могут работать с таким массивом информации. Поэтому формализовать модель экономического планирования очень сложно.

Что такое внедрение ЕСМ системы

Выбор подрядчика по установке и настройке ЕСМ системы — только первый, но очень ответственный шаг на пути введения электронного документооборота. Прежде чем система заработает, предстоит процесс обучения персонала и непосредственно настройка ЕСМ.

Внедрение состоит из следующих этапов:

1. Организационные моменты проекта (выделение персонала, формирование команды)
2. Исследование бизнес-процессов организации
3. Настройка и адаптация ЕСМ под нужды компании
4. Обучение сотрудников
5. Дальнейшая эксплуатация и сопровождение

Организация процесса внедрения может происходить как собственными силами, так и с привлечением сторонней фирмы. В первом случае затраты как временные, так и денежные существенно увеличиваются. Во второй ситуации потребуется оплата сторонней организации, но сроки и результат проекта будет зафиксирован документально.

Проблемы и риски внедрения ЕСМ

В большинстве случаев риски при внедрении ЕСМ появляются в результате:

1. Нарушения сроков
2. Выход за рамки оговоренного бюджета
3. Не достижение поставленных целей на начальных этапах
4. Полноценный срыв работы

Риски во многом связаны с тем, что большую часть персонала компании необходимо перевести на непривычную для них систему работы. Стоит особенно отметить, что возможно:

1. Неприятие персоналом новой системы
2. Низкая компьютеризация компании
3. Отсутствие опыта работы с компьютером у сотрудников
4. Отсутствие структуры процессов
5. Плохое управление текущим проектом

Пути решения описанных выше проблем:

1. Предварительное проектирование
2. Личный пример и заинтересованность руководства
3. Обучение и оперативная помощь персоналу в начальном этапе работ
4. Разбитие работы на этапы